Congé maladie d’un salarié : comment remplir le formulaire S3201

En tant qu’employeur, vous pouvez souvent être confronté à l’arrêt maladie de l’un ou plusieurs de vos salariés. Pour déclarer un arrêt maladie à la caisse d’assurance maladie à laquelle vous êtes affiliée, vous devez remplir le formulaire S3201.

Il s’agit d’un document composé de plusieurs parties, à remplir minutieusement afin de permettre à vos employés malades de percevoir leurs indemnités journalières.

À quoi sert le formulaire S3201 et qu’est-ce que c’est ?

Le formulaire de congé maladie S3201 est encore appelé formulaire Cerfa 11135*04. Il s’agit en effet d’un document du Centre d’Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs (CERFA) qui a deux utilités. En premier lieu, il permet de savoir si l’employé respecte tous les critères pour percevoir des indemnités journalières. En second lieu, il permet d’évaluer le montant de ces indemnités dues.

Le formulaire Cerfa 11135*04 ou S3201 peut donc être vu comme une sorte d’attestation de salaire qui permet à la Sécurité Sociale de verser des indemnités à un salarié de votre entreprise. Il constitue d’ailleurs la pièce maîtresse pour le versement de ces indemnités.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de remplir ce formulaire pour vos salariés qui se retrouvent en situation d’arrêt de travail. Les raisons qui justifient cet arrêt peuvent être entre autres la maladie, la grossesse, les cas de congés de paternité ou de maternité ou éventuellement d’adoption. C’est le formulaire S6202 qui s’occupe des cas d’accident ou de maladie de travail.

Vous vous devez de remplir le formulaire S3201 une fois que vous avez été informé de l’arrêt du travail par l’un de vos employés et après qu’il soit revenu au travail. Vous devez ensuite l’envoyer à la caisse d’assurance maladie à laquelle il est affilié. Cette dernière analyse les informations qui sont renseignées sur le formulaire et calcule les indemnités à verser. Des poursuites judiciaires devant le conseil des Prud’hommes peuvent être entamées à votre encontre si vous ne le faites pas.

Comment avoir le formulaire S3201 ?

Lorsqu’un employé vous informe de son arrêt de travail, deux options s’offrent à vous pour établir le formulaire S3201.

La première option est le téléchargement dudit formulaire sur le site de l’assurance maladie : ameli.fr. Une fois que vous l’avez téléchargé, vous pouvez le remplir directement sur votre ordinateur avant de le convertir au format PDF. Vous devez ensuite l’imprimer, le signer de manière manuscrite avant de l’envoyer à la caisse d’assurance de l’employé. Dans le cas où l’arrêt de travail doit durer plus de 6 mois, vous devez remplir de la même manière le formulaire S3202 et l’envoyer.

L’autre option semble être la plus facile et la plus rapide. Elle consiste à remplir directement le formulaire en ligne sur le site net-entreprise.fr. Cette option est plus préconisée si vous souhaitez que votre employé accède très vite à ses indemnités journalières.

Avant de pouvoir utiliser le site de net-entreprise, vous devez y créer un compte. Dès que le compte est créé, le formulaire est disponible le lendemain. Par ailleurs, il est aussi important que l’employé vérifie si sa mutuelle prend en compte la différence entre les indemnités et son salaire.

Comment remplir le formulaire S3201 ?

Une fois que vous avez le formulaire S3201 par l’une ou l’autre des méthodes présentées plus haut, vous devez le remplir. Il est divisé en 5 sections que vous devez minutieusement lire avant de remplir. Il est capital en effet que vous ne fassiez aucune erreur, de peur qu’elle ne se répercute sur le calcul des indemnités par la mutuelle. Ci-dessous le détail de ce que vous avez à indiquer dans chaque section.

L’en-tête du formulaire S3201

Dans l’en-tête du formulaire, vous devez indiquer le motif de l’arrêt de travail de l’employé concerné. Vous avez donc à cocher entre les options « Maladie », « Maternité » ou « Paternité ».

Section 1 du formulaire S3201

La première section est la section vous concernant en tant qu’employeur. Vous devez en conséquence y renseigner des informations sur vous et sur votre entreprise. Entre autres informations, renseignez votre nom, vos prénoms ou encore la raison sociale (dénomination) de votre entreprise. Vous aurez ensuite à renseigner l’adresse de l’entreprise, le numéro de téléphone officiel de ce dernier et son numéro SIRET. Cochez aussi la case juste à droite en bas dans la section si votre entreprise est temporaire.

Section 2 du formulaire S3201

Dans cette deuxième section du formulaire S3201, vous devez renseigner des informations concernant le salarié. Il s’agit de son nom, des 15 chiffres de son numéro de Sécurité Sociale et sa catégorie professionnelle, c’est-à-dire cadre, ouvrier, apprenti, etc. Vous devez aussi renseigner son numéro d’immatriculation et son matricule dans votre société.

Section 3 du formulaire S3201

La section 3 est la section la plus importante du formulaire et celle sur laquelle vous devez faire le plus attention. Elle concerne en effet les informations-clés dont la caisse a besoin pour le calcul des indemnités journalières. Elle peut aussi paraître un peu difficile à remplir. Suivez donc les étapes exposées ci-dessous :

• commencez par indiquer dans le champ « Situation à la date d’arrêt » si votre salarié est au travail ou en congés payés. Renseignez ensuite la date du dernier jour de travail et la date de la reprise ;
• dans la rubrique « Reprise à temps partiel » vous devez cocher l’une des cases « Motif médical » ou « Raison personnelle » si le salarié a repris le travail, mais à temps partiel ;
• indiquez ensuite la catégorie du salarié : « cas général » pour le travail en continu ou « cas particulier » pour le travail non continu. Vous devez ensuite renseigner le montant des cotisations sur salaire et la période ;
• cochez la case « Plus de 200 h » si l’employé a effectué plus de 200 h de travail pendant les 3 mois qui précèdent l’arrêt de travail et précisez la cotisation correspondante ;
• cochez plutôt « Plus de 800 h » s’il a travaillé plus de 800 h les 12 mois précédant l’arrêt de travail. Renseignez aussi les cotisations acquittées. Vous devez aussi inscrire la durée prise en compte ;
• dans le tableau qui suit, renseignez la période de référence : prenez en compte les 3 derniers salaires si l’employé a travaillé de manière continue, mais les 12 derniers dans le cas où le travail est plutôt discontinu ;
• renseignez-y aussi les salaires bruts dans la rubrique « Salaires de référence » en mettant une seule paie par ligne. N’oubliez pas de préciser la nature brute ou nette du salaire. Si vous n’y arrivez pas, joignez juste au formulaire des photocopies des bulletins de paie ;
• confirmez la raison de l’arrêt du travail.

Section 4 du formulaire S3201

À cette section, le salarié doit juste attester sur l’honneur et signer dans le cas d’un motif de paternité ou de maternité.

Section 5 du formulaire S3201

Ici, vous avez la possibilité de demander une subrogation en fonction de la convention collective. Le salarié peut alors recevoir un salaire complet ou partiel pendant ses congés. Plus concrètement, vous pouvez décider par la subrogation d’avancer les indemnités à l’employé et vous percevrez celles qui lui seront versées.  Renseignez ensuite la période de demande de cette subrogation et terminez avec le numéro de votre compte bancaire ou postal.

En définitive, le formulaire S3201 est une attestation de salaire qui doit être rempli par un employeur et envoyé à la caisse d’assurance maladie du salarié pour calculer et verser les indemnités journalières. Vous pouvez vous procurer ce formulaire en ligne de deux manières. Vous devez ensuite le remplir en suivant les étapes présentées avant de l’envoyer.